Habeas Data

01 Que es el Habeas Data

El Habeas Data es un derecho fundamental consagrado en el articulo 15 de la Constitucion Politica de Colombia, que otorga a toda persona la facultad de conocer, actualizar y rectificar la informacion que se haya recogido sobre ella en bases de datos o archivos de entidades publicas y privadas.

Este derecho esta regulado principalmente por dos normas:

• Ley 1266 de 2008: Regula el manejo de la informacion contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros paises. Establece las disposiciones generales del habeas data.
• Ley 1581 de 2012: Desarrolla el derecho constitucional de Habeas Data y establece el regimen general de proteccion de datos personales, incluyendo los principios rectores, los derechos de los titulares, las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento, y los mecanismos de vigilancia y sancion.

En PhinodIA respetamos y garantizamos este derecho fundamental. Como responsables del tratamiento de datos personales, nos comprometemos a proteger tu informacion y facilitarte el ejercicio pleno de tus derechos.

02 Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

PhinodIA actua como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que recopila directamente de sus usuarios a traves de la plataforma web, formularios de registro, proceso de compra y uso de los servicios de generacion con inteligencia artificial.

Para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de tus datos personales, puedes dirigir tu comunicacion al correo scastellanos@phinodia.com con el asunto "Habeas Data - [tu solicitud]".

03 Derechos ARCO

Como titular de datos personales, tienes los siguientes derechos fundamentales, conocidos como derechos ARCO (Acceso, Rectificacion, Cancelacion y Oposicion):

Adicionalmente, conforme a la Ley 1581 de 2012, como titular tambien tienes derecho a:

• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de proteccion de datos.

04 Como Ejercer tus Derechos

Puedes ejercer tus derechos ARCO a traves de cualquiera de los siguientes canales:

Requisitos de la solicitud

Para procesar tu solicitud de manera eficiente, asegurate de incluir:

• Nombre completo del titular de los datos.
• Numero de documento de identidad (cedula de ciudadania, cedula de extranjeria o pasaporte).
• Descripcion precisa de los datos sobre los cuales deseas ejercer tu derecho.
• Tipo de solicitud: Acceso, Rectificacion, Cancelacion u Oposicion.
• Direccion de correo electronico y/o direccion fisica para recibir la respuesta.
• Documentos de soporte, si aplica (por ejemplo, datos correctos para rectificacion).

Plazo de respuesta

05 Procedimiento de Consulta

Conforme al articulo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podran consultar la informacion personal del titular que repose en cualquier base de datos de PhinodIA.

Tramite de la consulta

1. Presentacion: El titular presenta su consulta a traves de cualquiera de los canales habilitados (correo electronico, formulario en linea o comunicacion escrita), identificandose debidamente.
2. Verificacion de identidad: PhinodIA verificara la identidad del solicitante para garantizar que solo el titular o su representante autorizado acceda a la informacion.
3. Respuesta: La consulta sera atendida en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recepcion de la solicitud.
4. Prorroga: Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y senalando la fecha en que sera atendida, sin que pueda superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Contenido de la respuesta

La respuesta a la consulta incluira, segun corresponda:

• Los datos personales del titular que obran en las bases de datos de PhinodIA.
• Las finalidades para las cuales se tratan los datos.
• La fecha desde la cual se realiza el tratamiento.
• Los terceros a quienes se han comunicado los datos, si aplica.

06 Procedimiento de Reclamo

Conforme al articulo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la informacion contenida en una base de datos de PhinodIA debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podran presentar un reclamo.

Requisitos del reclamo

El reclamo debera contener como minimo:

• Identificacion del titular (nombre completo y numero de documento).
• Descripcion de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Direccion de contacto para recibir la respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer como prueba.

Tramite del reclamo

1. Recepcion: Si el reclamo resulta incompleto, PhinodIA requerira al interesado dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la informacion requerida, se entendera desistido el reclamo.
2. Tramitacion: Una vez recibido el reclamo completo, se incluira en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) dias habiles. Esta leyenda debera mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. Resolucion: El termino maximo para atender el reclamo sera de quince (15) dias habiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recepcion.
4. Prorroga: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que sera atendido, sin que pueda superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

07 Autoridad de Control

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad nacional encargada de vigilar y garantizar el cumplimiento de la legislacion en materia de proteccion de datos personales en Colombia.

Si consideras que PhinodIA no ha atendido adecuadamente tu consulta o reclamo, o que tus derechos como titular de datos personales han sido vulnerados, puedes acudir ante la SIC. Es requisito haber agotado previamente el tramite de consulta o reclamo ante PhinodIA.

Quejas ante la SIC

Para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, debes:

1. Haber presentado previamente tu consulta o reclamo ante PhinodIA y haber recibido una respuesta insatisfactoria, o que PhinodIA no haya respondido dentro de los plazos legales establecidos.
2. Dirigirte a la Delegatura para la Proteccion de Datos Personales de la SIC a traves de sus canales presenciales, telefonicos o virtuales.
3. Presentar la documentacion que soporte tu queja, incluyendo copia de la solicitud presentada ante PhinodIA y la respuesta recibida (o evidencia de la falta de respuesta).

La SIC podra imponer sanciones a PhinodIA en caso de verificarse el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, que pueden incluir multas de hasta dos mil (2.000) salarios minimos legales mensuales vigentes, suspension de las actividades de tratamiento por un termino de hasta seis (6) meses, y cierre temporal o definitivo de las operaciones que involucren el tratamiento de datos.