Legal
El aviso de privacidad, la autorización de tratamiento y el mecanismo para ejercer los derechos sobre sus datos personales. Con la dirección exacta a la que se escribe y los plazos que fija la ley, no los que uno quisiera.
Vigente desde . Versión 1.0. Complementa la política de privacidad, que describe qué datos se tratan y con qué finalidad.
Es el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas. Está en el artículo 15 de la Constitución Política y lo desarrolla la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, hoy compilado en el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
En términos prácticos significa que el dato personal no deja de ser suyo por estar en manos de otro, y que quien lo tiene está obligado a mostrárselo, a corregirlo cuando esté mal y a borrarlo cuando ya no haya razón para guardarlo. Esta página es el mecanismo para pedir cualquiera de esas tres cosas, y funciona: hay una dirección de correo que se atiende, una lista de lo que la solicitud debe traer y unos plazos que se cumplen.
Sección 2
El aviso de privacidad es la comunicación que el responsable dirige al titular para informarle qué hace con sus datos y dónde consultar la política completa. Lo define el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013 y su contenido mínimo está en el artículo 15. Este es el de PhinodIA.
Quién responde
PhinodIA, con domicilio en Bogotá D.C., República de Colombia, que atiende notificaciones y solicitudes por medio electrónico en el correo scastellanos@phinodia.com y línea de WhatsApp +57 322 286 4680.
Para qué se tratan los datos
Para atender la solicitud de diagnóstico y devolver la llamada; para preparar y gestionar una propuesta comercial; para ejecutar el contrato, facturar y dar soporte si esa propuesta se acepta; para cumplir las obligaciones legales, tributarias y contables; y para atender los requerimientos de autoridad competente. Las finalidades de cada grupo de datos, una por una, están en la sección 4 de la política de privacidad.
Qué derechos tiene el titular
Los seis del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, que se enumeran en la sección 4 de esta misma página, y que se ejercen por el mecanismo de la sección 5.
Dónde está la política completa
En phinodia.com/politica-de-privacidad, de consulta permanente y sin necesidad de registrarse. Los cambios sustanciales se publican en esa misma dirección, con fecha de vigencia y número de versión visibles al comienzo, y se comunican de manera directa antes de aplicarlos.
Datos sensibles
PhinodIA no pide datos sensibles en este sitio ni en su relación comercial. Si en algún momento llegara a pedirlos, el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 obliga a advertir que responder es facultativo, y esa advertencia iría en la pregunta misma, no escondida aquí.
El principio de libertad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 exige consentimiento previo, expreso e informado. El artículo 9 añade que la autorización debe obtenerse por un medio que pueda consultarse después, y el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 admite que se dé por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, dejando claro que el silencio nunca equivale a una conducta inequívoca.
Al enviar el formulario de contacto, al escribir al WhatsApp o al correo de PhinodIA, la persona autoriza el tratamiento de los datos que entregue en los siguientes términos:
Autorizo de manera previa, expresa e informada a PhinodIA para recoger, almacenar, usar, actualizar, suprimir y en general tratar los datos personales que le entrego, con las finalidades descritas en el aviso de privacidad y en su política de tratamiento de la información, publicada en phinodia.com/politica-de-privacidad. Declaro que se me informó que puedo conocer, actualizar y rectificar mis datos, solicitar prueba de esta autorización, ser informado sobre el uso que se les ha dado, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar esta autorización o solicitar la supresión del dato cuando proceda, y acceder gratuitamente a mis datos. Declaro también que la entrega de estos datos es voluntaria y que ninguno de los que se me solicitan tiene carácter sensible.
PhinodIA conserva prueba de esa autorización, como exige el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, y la entrega a quien la pida por el mecanismo de la sección 5. La autorización puede revocarse en cualquier momento, con el mismo procedimiento y sin costo.
Cómo se otorga esa autorización y cómo queda la prueba, que es lo que el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 exige poder consultar después. Junto al botón de envío del formulario, y antes de pulsarlo, se lee el aviso que remite a esta página y a la política de privacidad: quien envía sabe qué se hace con sus datos antes de entregarlos. El envío es entonces una conducta inequívoca de las que admite el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, que reconoce la autorización dada por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, y que descarta el silencio como una de ellas. De cada envío queda registrada la fecha, y el texto que se autorizó es el que esta página tuviera publicado ese día, con su número de versión y su fecha de vigencia visibles al comienzo. Quien quiera esa prueba la pide por el mecanismo de la sección 5 y se le entrega.
Sección 4
Son los seis del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Los tiene el titular del dato, sus causahabientes y su representante o apoderado, que son las personas a quienes el artículo 13 permite suministrar la información.
Conocer, actualizar y rectificar
Saber qué datos suyos existen y hacer corregir los que estén parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
Pedir prueba de la autorización
Exigir que se le muestre la autorización que otorgó, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, donde la ley no la exige.
Ser informado del uso
Pedir que se le informe, previa solicitud, qué uso se les ha dado a sus datos.
Quejarse ante la autoridad
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de la sección 5, como explica la sección 7.
Revocar y suprimir
Revocar la autorización o pedir la supresión del dato cuando el tratamiento no respete la ley y la Constitución. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato, y en ese caso se le explica cuál es ese deber en vez de darle una negativa seca.
Acceder gratis
Acceder de forma gratuita a los datos suyos que hayan sido objeto de tratamiento. No se cobra por atender una consulta ni un reclamo, ni por entregar la información.
Sección 5
Un mecanismo que no dice a dónde se escribe ni cuánto tarda no es un mecanismo. Este es el procedimiento completo.
Paso 1. A dónde se escribe
A scastellanos@phinodia.com, que es la dirección designada para atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Conviene poner en el asunto “Habeas data” y la palabra “consulta” o “reclamo”, para que se aplique el plazo que corresponde desde el primer día. También se recibe por WhatsApp al +57 322 286 4680, aunque el correo deja mejor constancia de la fecha, que es lo que hace correr los términos.
Paso 2. Qué debe traer
Lo que exige el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012: la identificación del titular, es decir su nombre completo y el número de su documento de identidad; la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, o sea qué dato quiere conocer, corregir o suprimir; una dirección de contacto donde recibir la respuesta; y los documentos que quiera hacer valer, si los hay. Si escribe un apoderado o un causahabiente, además el documento que acredite esa condición.
Paso 3. Qué pasa si falta algo
Si el reclamo llega incompleto, PhinodIA lo devuelve dentro de los cinco días siguientes a su recibo indicando qué falta. Si pasan dos meses desde esa fecha sin que el interesado aporte lo pedido, se entiende que desistió, y entonces hay que empezar de nuevo. Los dos términos son del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Paso 4. Cuánto tarda una consulta
Diez días hábiles como máximo, contados desde la fecha de recibo. Si no alcanza, PhinodIA informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderá la consulta, que no puede pasar de cinco días hábiles después de vencido ese primer término. Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Paso 5. Cuánto tarda un reclamo
Quince días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no alcanza, se informan los motivos y la fecha en que se atenderá, que no puede pasar de ocho días hábiles después de vencido ese primer término. Y mientras el reclamo está en trámite, dentro de los dos días hábiles siguientes se incluye en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” con el motivo, para que nadie use ese dato como si estuviera en firme. Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Paso 6. Cuánto cuesta
Nada. El literal f del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 garantiza el acceso gratuito a los datos, y ni la consulta ni el reclamo generan cobro alguno.
Este es el caso más frecuente y el que más confusión produce, así que conviene decirlo sin rodeos. PhinodIA construye y opera asistentes conversacionales para otros negocios. Cuando una persona escribe por WhatsApp o por Instagram Direct al canal de una empresa, o llama y la atiende un agente de voz, está hablando con el canal de esa empresa, y es esa empresa la que responde por sus datos.
En el lenguaje de la Ley 1581 de 2012, el negocio contratante es el responsable del tratamiento, porque es quien decide sobre la base de datos y sobre la finalidad, y PhinodIA es la encargada, porque trata esos datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones. Las dos figuras están definidas en el artículo 3 de la ley, y sus deberes en los artículos 17 y 18. El reparto completo está en la sección 3 de la política de privacidad.
Al negocio con el que conversó. Su política de tratamiento y su canal de habeas data son los que aplican, y es él quien puede corregir o suprimir el dato en origen.
No la ignora ni la devuelve sin más. El artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 obliga al encargado a tramitar las consultas y los reclamos que reciba, y el artículo 15 fija qué hacer cuando quien recibe un reclamo no es competente para resolverlo: trasladarlo al responsable e informar al interesado, dentro de los dos días hábiles siguientes. Eso es lo que se hace, y se le confirma al solicitante a quién se trasladó y cuándo, para que sepa desde qué fecha corre el plazo del responsable.
Cuando el negocio responsable lo instruya por escrito, PhinodIA ejecuta la corrección, la actualización o la supresión sobre los datos que tiene en su poder, e informa al titular. Un encargado no puede hacerlo por su cuenta, y esa limitación protege al titular tanto como al responsable: si cualquiera pudiera borrar datos de una base ajena, la base dejaría de ser fiable.
La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, que ejerce esa función a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales (artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012). Ante ella se presentan las quejas por infracciones a la ley.
Con una condición previa que no es un formalismo. El artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 establece como requisito de procedibilidad que el titular haya agotado antes el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado. Sin ese paso la queja no prospera, y por eso conviene guardar el correo enviado y la respuesta recibida: son la prueba de que el trámite se agotó.
Su sede está en la Calle 24 No. 7-43 de Bogotá D.C., con atención de lunes a viernes de 8:00 a 16:30. Las peticiones, quejas y reclamos se radican en línea desde servicioslinea.sic.gov.co, y la línea de atención es el +57 601 592 0400, con línea gratuita nacional 01 8000 910165. Estos datos se tomaron de la sede electrónica de la entidad el 3 de agosto de 2026; si llegaran a cambiar, mandan los que publique la propia Superintendencia.
Quien quiera comprobar qué bases de datos tiene inscritas una empresa puede consultarlo: el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 hizo del Registro Nacional de Bases de Datos un directorio público y de libre consulta, administrado por la Superintendencia. La obligación de inscribirse no es universal, recae sobre el responsable y no sobre el encargado, y su umbral está explicado en la sección 10 de la política de privacidad.
Para ejercer cualquiera de los derechos de esta página, escriba a scastellanos@phinodia.com o por WhatsApp al +57 322 286 4680. Las reglas del servicio están en las condiciones del servicio y lo relativo al navegador, en la política de cookies.
Las normas citadas en esta página se verificaron el 3 de agosto de 2026 en el Gestor Normativo de la Función Pública (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013). Todos los plazos de las secciones 5 y 6 salen del texto de los artículos 14 y 15 de esa ley, no de una práctica interna, y por eso no se pueden acortar por acuerdo ni alargar por conveniencia.